Giriş
Proje sonuçlarını ele aldığımızda, projenin ihtiyacı olan kaynakların yeterli biçimde planlanan şekilde sunulduğu varsayımı ile yada bu varsayıma rağmen, temelde 4 farklı sonuç ile karşılaşmaktayız:

  • Zamanında tamamlanan
  • Zamanından önce tamamlanan
  • Planlanan zamandan çok sonra tamamlanan
  • Tamamlanamayan

Bu 4 durum genel olarak ister bir robot tasarımı projesi olsun, ister bir inşaat projesi, isterse de bir fuar organizasyonu projesi olsun geçerlidir. Peki neden?

Temel Sorun
Şubat 2002’de, zamanının ABD Savunma Bakanı Donald Rumsfeld şöyle demiştir:

‘There are known knowns. There are things we know that we know. There are known unknowns. That is to say, there are things that we now know we don’t know. But there are also unknown unknowns. There are things we do not know we don’t know.’

Yukarıdaki ifadeden esinlenip konuyu biraz genişleterek aslında proje başında 4 tip bilgi türüne (yada bilgi eksikliği türüne) sahip olabiliyoruz:

  1. (Known knowns / Bilinen gerçekler) Bizim tarafımızdan ve bizim dışımızdakilerin çoğu tarafından bilinen gerçekler,
  2. (Unknown knowns / Bilinmeyen gerçekler) Bizim tasarımızdan bilinmeyen ve başkalarının bildiğini bilmediğimiz gerçekler,
  3. (Known unknowns / Bilinen gizemler) Bizim tasarımızdan başkalarının bildiğini bildiğimiz ama bizim bilmediğimiz gerçekler,
  4. (Unknown unknowns / Bilinmeyen gizemler) Kimsenin bilmediği, henüz deneyimlenmemiş yada keşfedilmemiş gerçekler

Proje başında planlama yaparken 1 (Known knowns / Bilinen gerçekler) ve 3 (Known unknowns / Bilinen gizemler) numaralı bilgi türleri sorun değildir. 1 zaten ceptedir, 3 için ise bir araştırma planlaması yada danışmanlık hizmet alımı yapılabilir. Eğer 3 için proje planlaması yapılırken dikkat edilmediğinden proje planı uzadıysa, bu planlama hatasıdır. Örneğin bir inşaat projesi, zemin etüdü yapılmadan planlandıysa, uzaması muhtemeldir. Zemin etüdü yapılmasına rağmen de uzayabilir, örneğin ölçüm cihazlarının tespit edemediği yada örneklem dışı bazı engeller zeminde bulunabilir, bu 4’e girer.

Fakat 2 ve 4 projelerin zaman planlarının tutmamasının temel suçlusudur.

2 (Unknown knowns / Bilinmeyen gerçekler) konusunda proje ekibinin kendi çapında yapabileceği çok bir şey yoktur. Çünkü eksik olduğunu bile bilmedikleri bazı detaylar/bilgiler bulunmaktadır, bunlar planlama aşamasında mantıken öngörülemeyeceğinden projenin zaman planının tutmamasına ve proje kaynaklarının yetersiz planlanmasına neden olur. Örneğin bir fabrika yük taşıma robotu geliştirilirken yüksek tonajlı testlerde robot tekerlerinin güç verildiğinde kayıp yerinde patinaj çekeceği bilgisine sahip değilseniz, proje başında bir de “robot teker tasarımı” planlaması yapamazsınız.

4 (Unknown unknowns / Bilinmeyen gizemler) konusunda proje ekibinin yapabilecekleri 2’ye nazaran iyice azdır. Daha önce kimsenin yürümediği yollarda yürünmekte fakat proje başında bu yönde farkındalık bulunmamaktadır.

Örneğin “fabrikada gezip operatörlerin ihtiyaçlarını karşılayacak bir robot” yapmak istediğinizde daha henüz bir teorisi bile kurulamamış olan yapay zeka alanında faaliyet göstereceksiniz ve birçok sorunu çözmeniz gerekecek. Gerçekçi olarak neye nasıl ne kadar süre atayabilirsiniz? Hangi sorunlar çıkacak? Bu tarz bir 4 belki olabilecek en iyi bilinmeyen gizemleri içerir, çünkü bilinmeyen gizemler olduğu bilinmektedir. Burada bütün bir projenin 4 kapsamında olması değil, sadece küçük bir kısmının bile bu kapsamda olması projenin hedeflerini tutturamaması için yeterlidir. Hatta projenin sadece bir kısmının 4 kapsamında olması daha risklidir çünkü bilinmeyen gizemler olduğunu atlamak çok daha kolaydır.

Çözümler

2 (Unknown knowns / Bilinmeyen gerçekler) için gerçekte birşeyler yapılabilir. Fizibilite kapsamında bir “bilinmeyen gerçekleri açığa çıkarma” faaliyeti yürütülebilir, fakat maliyetlidir. Proje kapsamında uygulamalı uzmanlık (dikkat edin teorik değil) bulunmayan her konu için alanında uygulamalı uzmanlığa sahip kişilerden/kurumlardan danışmanlık hizmeti alarak planlama aşamasında daha iyi bir öngörü kazanılabilir. Burada “uygulamalı uzmanlık bulunmayan her konu” denmesi zorunludur, çünkü hangi konuda eksiklerin bulunduğu bilinmediğiden uygulamalı uzmanlık bulunmayan her konunun irdelenmesi gerekmektedir. Bu noktada proje ekibinin “daha fazla zaman ayırıp daha detaylı araştırma yapması”nın çok kısıtlı faydası olacaktır, çünkü ne tarz bir sorun çıkacağını bilmediklerinden soruna bir çözüm üretme çerçevesinde sorunla ilgili araştırma da yapamazlar. Bir önceki örneği ele alırsak, ilgili robot projesinin planlama aşamasında iç ortam ve yüksek yük aracı tasarlayan (forklift, çekici, vb..) bir kişiden yada bir firmadan teker-redüktör sistemi çerçevesinde danışmanlık alınabilirdi.

2 (Unknown knowns / Bilinmeyen gerçekler) için alternatif olarak baştan farklı alanlardaki danışmanlık faaliyetlerinin maliyetlerine katlanmak yerine aktif olarak “her detayı bilmiyoruz, proje uzayabilir ama biz bunu bilinçli olarak tercih ettik” mantığı ile ilerlenebilir ve proje sonuçlanma beklentileri de bu yönde oluşturulabilir.

4 (Unknown unknowns / Bilinmeyen gizemler) için gerçekte işi yapmadan yapılabilecek çok birşey yok. Eğer projenin tamamı bu tarz bir proje ise bu noktada alınabilecek en makul önlem toplam riskleri ve maddi/manevi kayıpları azaltmak için projenin en kritik bileşenlerinden başlanarak küçük alt projelere bölünmesi ve bu alt projelerin yürütülerek belirsizliklerin ortadan kaldırılmasıdır.

Eğer projenin tamamında değil ama bir kısmında 4 (Unknown unknowns / Bilinmeyen gizemler) bulunuyor ise iş çok daha zor. Tamamen paranoyak bir biçimde fizibilite/planlama aşamasında her bir detay daha derine inerek irdelenmeli ve nasıl gerçekleneceği düşünülmelidir. Buna rağmen yine de tespit edilme ihtimali çok düşüktür, proje kaçınılmaz olarak gecikecektir.

Sonuç
2 ve 4 yani “bilinmeyen gerçekler” ve “bilinmeyen gizemler” proje tamamlandıktan sonra artık 1’e yani “bilinen gerçekler”e dönüştüğünden, projelerdeki aksaklıklar geriye dönüp irdelendiğinde genellikle proje planlayıcısının beceriksizliği yada işini düzgün yapmaması olarak görülür. Fakat sağlıklı bir analiz yapma basireti gösterilir ve kolay yol seçilerek sonuca atlanmaz ise aslında 2 ve 4 kapsamındaki projelerin başarıyla tamamlanmış olmasının bile kendi çapında ciddi bir proje yürütme başarısı olduğu aşikar olacaktır.